Datum uzamčení

Setkáváme se často s dotazem, zda může reporting zobrazovat data z účetnictví k aktuálnímu dni. Na to je jednoduchá odpověď: Ano. Ale měl by? Bude to ku prospěchu nebo to bude naopak?

Autor: Petr Vynikal

V reportingu REKAP máme datum uzamčení reportingu. Někdy bývá toto datum mylně vnímáno jako uzamčení měsíce v ERP systému. V podstatě jde o bezpečnostní závoru pro uživatele, kterým nelze zobrazovat účetní data za rozpracovaný měsíc. 

Pozn.: Ostatní data v reportingu, tedy obraty dle zákazníků, produktů, pohledávky a závazky, jsou zobrazována vždy aktuální, respektive k poslední aktualizaci.

Uzamčení reportingu slouží tedy k tomu, abychom nezobrazovali účetní a ekonomická data z nehotových měsíců. Typicky do zpracování DPH nemusí být předchozí měsíc na 100 % dodělán. Chybí zaúčtovat mzdy, odpisy majetku, přijaté faktury, časové rozlišení, změnu stavu zásob, atp. Nebo zkrátka účetní firma vede agendu pro více firem, a když jí všichni dodají doklady pozdě, nemůže být měsíc včas hotov.

Datum uzamčení v REKAP se posouvá automaticky každý měsíc po 25. dni. Předpokládáme, že k tomuto datu je vše zaúčtováno a předchozí měsíc je kompletní.

Jak z toho ven a vyhovět všem?

Jednorázová změna

V reportingu je možné kliknout na datum uzamčení a toto datum si změnit dle potřeby. Klidně na dnešní datum. Uživatel tak činí s vědomím, že se dívá do nekompletního měsíce. 

• je zapotřebí, aby měl uživatel na tuto změnu oprávnění
• změna není trvalá, po novém načtení reportingu se vrátí původní datum
• vhodné pro občasné nahlížení do rozpracovaných měsíců

Globální změna

Na portálu REKAP https://portal.rekap.online/projects lze změnit toto datum globálně pro všechny uživatele.

• je zapotřebí, aby měl uživatel příslušné oprávnění
• předchozí měsíc je kompletní a lze jej zobrazit jeho uživatelům, klientům účetní firmy, vedení společnosti,…
• vhodné pro účetní firmy a účetní, pokud mají povinnost měsíční závěrky k určitému dni v následujícím měsíci

Zrušení data uzamčení

Na portálu REKAP https://portal.rekap.online/projects lze datum uzamčení vymazat. Pokud je prázdné, nepoužívá se. Ekonomická a účetní data jsou tak v reportingu vidět k aktuálnímu dni. 

• je zapotřebí, aby měl uživatel příslušné oprávnění
• vhodné pro finanční manažery, ekonomy, účetní, kteří chtějí vidět aktuální stav každý den

V případě, že chcete s datem uzamčení poradit, můžeme provést krátké zaškolení.