Myšlenky digitalizačního fóra II

Na červnovém setkání DIGITALIZAČNÍHO FÓRA jsme probírali úspěšná řešení z praxe

Digitalizační fórum 16.6. 2023

VYZKOUŠENÁ ŘEŠENÍ

Digitalizace zemědělstvi

Martin Plachý představil řešení digitalizace zemědělství, což je řešení poměrně méně obvyklé na trhu. Ve skupině Čerstvě utrženo se jim podařilo převést pěstování rajčat a paprik do velmi sofistikované podoby, v rámci které veškerá evidence a doklady přešly do digitální podoby. Představte si řešení, ve kterém se pomocí software eviduje každé rajče utržené z rostliny, proběhne napaletování s tím, že každá paleta má čárový kód. Přijede řidič, mobilní aplikací naskenuje kódy, které naloží a v systému se automaticky vytvoří převodka. Po zabalení a expedici se dodací list automaticky zapíše do systému obchodníka, který dodák schválí u sebe. Tato informace se propíše do systému dodavatele a automaticky se generuje faktura, která přes DMS doputuje přes schválení a automatické zaúčtování až do systému obchodníka. A stejně probíhá výměna a automatické propisování objednávek. Došlo k úspoře stovek hodin práce, zpřesnění evidence, zvýšení kvality dodávek a zajištění kontroly. Záměr vznikl z požadavku zpřesnit evidenci a přestat si posílat desítky mailů denně mezi obchodníkem a producentem. Příprava a realizace 5 měsíců. Ze všech klíčových oblastí jdou data do jednoho reportingu, ve kterém probíhá kontrola, ověřování a vyhodnocování celého procesu. Vstupy: ABRA Flexi, Pohoda, Výstup: REKAP

V současnosti probíhá u pěstitele implementace řešení kontroly nákupu. V dokument management systému vznikají objednávky, které vstupují do workflow a na základě schválení se objednává. Přijatá faktura pak přebírá schvalovací proces z objednávky. Pokud není objednávka, faktura jde do schvalovacího kolečka. Díky tomuto systému se podařilo výrazně eliminovat neplánované nákupy, zbytečné výdaje, složité odsouhlasovávání faktur ze strany účtárny. (WFLOW)

ERP, které má API je nepochybně ideálním základem pro digitalizaci, ale digitalizace není jenom o účetních datech a dokladech. Nicméně v ČR je reálně pouze jeden ERP systém pro SME s otevřeným API, a tím je ABRA Flexi. Nicméně jak potvrdil Michal Kříž (Handybot) i Radek Bošek (LIDOK), lze dnes prostřednictví speciálně vyvinutých řešení nebo Handybota, provádět operace v rámci automatizace i mezi systémy, které nemají API.

Robert Soudný zdůraznil spolupráci mezi aplikacemi a řešeními. S WFLOW se podílejí na celé řadě řešení, která mají základ v komplexnějším projektu. Čerstvě utrženo je také projekt, do kterého pronikli díky reportingu a požadavku, který vyplynul z tlaku na zvýšení efektivity a automatizace procesů. Velmi ocenil také spolupráci s Michalem Křížem a jeho roboty Handybotu.

Michal Kříž doplnil, že v rámci systémového řešení je samozřejmě API ideální, nicméně roboti umožňují efektivně řešit i procesy, kde se API nevyskytuje a přestože to jsou často dočasná řešení, fungují velmi dobře.

Robert Soudný zmiňuje fakt, který je v digitalizaci brzdou a to je zapojování do implementace systému, u kterých jste si jistí, že do pár let skončí a nebudou fungovat.

V následující diskusi, která se strhla napříč celým digitalizačním fórem, o kvalitách, nefunkčnosti a zastaralém řešení většiny nejrozšířenějších ERP systémů v ČR, padla celá řada zajímavých názorů z nichž by mohly vyplynout tyto závěry:

součásná ERP řešení vznikala před 30 lety, podle toho vypadají, fungují a rozvíjejí se.
v naprosté většině jsou řešení ERP postavená na "On premis" instalaci, bez možnosti efektivního přechodu do Cloudu a webového rozhraní.
vývoj systémů stál až stovky korun
současné rozšíření, cenová politika a absence konkurence nenutí firmy k nějaké změně
nový cloudový moderní systém je s ohledem na konzervativní přístup firem a účetních k účetnictví, velmi obtížně návratný
je jednodušší zaintegrovat k základu moderní cloudová řešení (na vstupu i výstupu), než překlápět celý, robustní systém do něčeho moderního. Existují pokusy, ale nejsou úspěšné.
uživatelé současných ERP systémů, pod tlakem strachu ze změny, ze ztráty kontinuity dat, ze ztráty legislativní podpory atd. se stávají rukojmími stávajících systémů.

Daniel Pristach (E-consalting) uvedl, že s ohledem na českou legislativu a velikost trhu je velmi malá šance, že by tu do hry vstoupil nový hráč, nový software, který by výrazně ovlivnil trh. Sám má konkrétní zkušenosti s vývojem HR digitálního řešení, které se velmi obtížně prosazuje na trhu právě díky neskutečným bariérám a strachu firem.

Velkou roli a významnou bariérou jsou podle účastníků digitalizačního fóra účetní a jejich strach o práci, o svoji pozici. Přestože jsou prokazatelně řešení, která dramaticky digitalizují a zefektivňují procesy ve firmách, často jsou konzultantem pro management v těchto věcech právě účetní, které taková řešení nedoporučí.

Tibor Brunclík (Printpartners) uvedl, že mají celou řadu zkušeností s digitalizací prostřednictvím DMS systému DocuWare. Kromě účetních agend jsou schopni rozsáhlé digitalizace i v oblasti HR, smluv, kompletní dokumentace, oběhu dokladů i digitalizace podpisu. Existuje celá řada řešení, kde se dá automatziovat ve splepenci firem vzajemná fakturace a vyúčtování, které mohou znamenat neuvěřitelné úspory lidí. U velkých firem s velkou četností nákupů (automotive) se dá velmi efektivně zaměřit na pracné postupy, kdy se například dá nahradit pracné propojování položek dodavatelských faktur s vlastním číselníkem a skladovými kartami, kde často na rozluštění dodávek pracuje několik lidí a efetkivní automatizace znamená úspory v řádech statisíců až miliónů korun ročně. Opět využili propojení na systém s API - tedy ABRA Flexi.

Simona Fialová a Jitka Zelená (Ecovis Facta), které na digitalizačním fóru reprezentují digitalizovanou účetní kancelář, představili propojení DocuWare s účetním systémem a reportingem REKAP. Největším úskalím tohoto řešení je v podstatě to, že pokud zvolíte cestu digitalizace a automatizace, včetně reportingu pro klienta, musíte změnit zásadně přístup k účetnictví. Zajistit, aby v účetnictví byla neustále správná čísla, znamená každý měsíc účtovat vše nezbytné, od časového rozlišení, zásob a odpisů až po důsledné rozdělování nákladů a výnosů na střediska, zakázky, činnosti. Nejtěžší je začít. Určitou dobu měly obavu, zda-li se vůbec klienti do těch výstupů z reportingu dívají a tak si udělali průzkum. Byly překvapeny zpětnou vazbou, která jasně zdůrazňovala nezbytnost takových informací každý měsíc. Účetní kancelář má obecně problém s širokým spektrem faktur, jejich typů, formátů apod. Není to někdy jednoduché automatizovat, ale díky komunikaci s klientem se dá řešit i celá řada nestandardních kroků. Na reporting mají napojené i další systémy, docházka, výkony lidí apod.

Radek Bošek (Lidok) uvedl, že někdy se dá jít cestou partnerství se zastaralým systémem. Lidok zvolil Pohodu jako nerozšířenější řešení a spolu s účetními kancelářemi vytvořil vstupní automatizaci v celém procesu zachycení, evidence, zpracování a zaúčtování dokladů. Prostřednictvím webové aplikace vlastně umožnili uživatelům Pohody pracovat při zpracování dokladů v cloudu. S některými účetními firmami dokázali připravit velmi efektivní a funkční řešení (Lerika, Prmifin, CFO Plus nebo SM Data). Problém je pouze nezbytnost neustálé aktualizace spolu s Pohodou. Na

Robert Jurka (ETL) má poradenské firmy a vidí velký rozdíl v IT u nás oproti např. Německu. U nás je to o pár lidech (Marcela Lonková, Robert Hrádek) a oproti tomu v Německu jsou v IT úplně jiné parametry, šlape tam do toho spousta firem a lidí a je velké množství řešení. Velký rozdíl je také vidět v náboru a vzdělávání. V Německu se do náboru investují velkém pěníze. Naproti tomu například ve Španělsku se hodně investuje do školicích programů, ze kterých se pak dají vybírat ti nejlepší a talentovaní.

V ČR je předpoklad, že z pracovního trhu zmizí v relativně krátké době až 700 tisíc lidí – starší zkušená generace odchází a firmy nedokážou využít jejich zkušenosti a potenciál. Přitom je ve světě patrné, že starší generace má pořád velký potenciál, loajalitu a spolehlivost.

Slovensko je v digitalizaci dál, protože stát, jako významný hráč je důslednější a volba konkrétního řešení nemá tolik variant, diskusí, oponentů a lobbistů. Připravenost aplikací a trhu na digitalizaci je mnohem vyšší. Jedním z nejrozšířenějších systémů je Cross, který je cloudový a má API.

Daniel Pristach představil svůj digitalizační záměr v oblasti HR. Když před rokem 2019 chtěli Digitalizovat (Datart, Decathlon), řešilo se více než 200 mailů za tři dny s personálními informacemi, dokumenty, potvrzeními atd. Vzhledem k tomu, že nenašli v té době smysluplné řešení, vymysleli on-line systém, který změny propisuje automaticky na všech místech, dokumenty pořizuje jednou pro celý proces, umožňuje přes aplikace zadávat informace přímo pracovníkům. Zjistili, že všechny ostatní systémy nemají API a celé řešení se zadrhlo, prodražilo, nicméně dokázali řešit úsporu 6,5 úvazku. Replikovatelnost řešení se bohužel ukázala problematická a celá investice a vývoj dnes představují bolavou zkušenost. O to větší obdiv má k novým aplikacím, které nevzdávají boj a úsilí o napojení na dodnes přežívající staré systémy, které se snaží tímto posunout v digitalizaci dál.

Bruncík Tibor doplnil, že s Docuware se při digitalizaci HR pustili do odvážných kroků, prezentací a vzdělávání, nicméně na akce jim chodí spousta účetních, s velkým zájmem, ale následně je patrný téměř minimální zájem firem. Ukazuje se, že zájem účetních a jejich ochota reálně zefektivnit a digitalizovat svoji práci jsou v přímém rozporu. Daniel Pristach má podobnou zkušenost, že když nabídne digitalizaci mzdového účetnictví, účetní si sami ještě na schůzce spočítají, že z poloviny přijdou o práci a výrazně a záměrně digitalizaci blokují (např. popírají legálnost biometrického podpisu, komplikace s ochranou osobních dat apod.)

Robert Soudný doplňuje, že mzdová účetní odmítá měnit svoji práci a ztratit kvůli dogitalizaci svoji jedinečnou úlohu. Přestala by totiž být nenahraditená. Speciálně u této profese a u hlavní účetní je velký strach odpovědnou osobu měnit.

JAK dál:

Nabízí se možnost osvěty podnikatelů a majitelů firem. Například konference zaměřená na digitalizaci perosnalistiky a mezd, ale zaměřená ne na účetní (ty už existují), ale na firmy, majitele a manažery. Na druhou stranu padla celá řada myšlenek spíše pesimistických ve směru k digitalizaci účetnictví. Ten kdo chce digitalizovat už s největší pravděpodobností začal. Zbytek je závislý na ochotě a vůli účetních, které spíše bojují za svojí práci, výsadní postavení a tradiční hodnoty. Daniel Pristach dodává, že vidí šanci v tom, že mzdové i jiné účetní pracující ve starých nástrojích stárnou a mladé nejsou ochotné se od nich učit ani pracovat v těchto systémech. V tom je velký potenciál.

Libor Vašek vykopává další téma:

Jak moc jsou vyzkoušená řešení připravena na změnu legislativy, která se chystá - kterému se budeme věnovat na některém z příštích setkání.

Digitalizační fórum 16.6. 2023

Martin Plachý