Účetnictví v době krize - hraje klíčovou roli v "BÝT ČI NEBÝT"

My co už jsme to zažili víme, že v době krize máme hlad po informacích z našeho účetnictví. Chceme rychlé a správné informace pro klíčová rozhodnutí.

Kvalita účetnictví a informací, které z něj získáváme může v době krize rozhodnout o existenci firmy.

Když půjde kvalitní auditor na prověrku vaši firmy pro potřeby banky, investora, správní rady anebo čistě jenom proto, že vy chcete vědět, jak na tom jste, to první na co se podívá bude účetnictví. Závěrka, výkazy, analýza účtů a další výstupy, které očekává v první řádě z účetnictví, velmi rychle ukážou, co jste zač. To, jak máte vedené účetnictví o vás dost vypoví. I špatné a zanedbané účetnictví je informace. 

Znám řadu manažerů a podnikatelů, které účetnictví moc nebere a vedou si svoje tabulky, excely a powerpointy. Jsou celou dobu docela v obraze dokud v únoru nezjistí, že firma je na tom jinak než si doteď mysleli. Nějaký účetní systém má prakticky každá firma. Někde se prostě takovéto "dépéháčko", závěrka a daňové přiznání musí zrodit. Je neuvěřitelné, že spousta podnikatelů a manažerů pak vynakládá velké úsili na to aby si zpracovali informace někde jinde - tabuly, CRM, analytické nástroje, plánovací nástroje atd. Dříve či později se ale ukáže, že bez napojení na účetnictví stojí všechny informace na hliněných nohou. Chybí aktuální závazky, pohledávky, náklady a výnosy. Zpětná informace o platbách, vývoji obratu, zákazníků apod. 

Informace, se kterými vystačíte v době, kdy firma šlape, vám v krizi rozhodně stačit nebudou.

Každá krize přináší změnu orientace klíčových rozhodnutí. K nim samozřejmě potřebujete informace, které vás možná doteď nezajímaly. Ptáte se na otázky jako: Kdo nám tento týden zaplatí? Můžeme teď zaplatit mzdy? Jak na tom budeme s penězi do konce měsíce? apod. Ale nejde jenom o finance a cash flow. Objevují se samozřejmě i otázky, které douho nezazněly: Kolik máme fixy? Můžeme nějak snížit variabilní náklady? Kdo jsou produktivní a klíčoví pracovníci? No a začínají se samozřejmě vytvářet modely různých situací a jejich dopad do ekonomiky, vytvářejí se scénáře, business plány a jejich varianty. Jenže pak přijde potřeba zpětné vazby. Kterou cestou vlastně jdeme? Už jsme TAM nebo ještě TADY? (míněny samozřejmě situace ze scénářů). Dobře nastavené účetnictví a kvalitní reporting většinou pokryjí veškeré potřeby těchto informací. 

Kvalitní informace z účetnictví nijak zvlášť nesouvisí s použitým účetním systémem. Stačí dvě základní podmínky: kvalitní účetní a kvalitní reporting.

V této republice běží desítky účetnich systémů, jejichž kvalita, uživatelské rozhraní, pracovní komfort a schopnost informovat se diametrálně liší. V nečem jsou ale shodné. Zaznamenávají a uchovávají  transakce, které se odehrávají ve vaší firmě a to většinou v úplném rozsahu. Jestli si ty transakce uložíte uspořádaně, dostatečně rozlišené a ošetřené příslušnými parametry (středisko, činnost a zakázka) záleží jenom na vás. Znám firmy, které mají výborně nastavenou výrobu, kalkulace a ekonomiku středisek v jednoduchém krabicovém systému a prostřednictvím reportingu připravují špičkové informace pro řízení, kontrolu a rozhodování. Na druhou stranu existují firmy, které vše vedou v účetním systému "vyšší kategorie" a přesto neví prakticky nic.

Vaše účetní nebo účetní firma je opravdovým "klíčem" ke kvalitním výstupům v době krize. Sedli jste si někdy s vaší účetní s otázkou Co bychom museli udělat, abychom z účetnictví dostali  poměrně rychle informace o tom jak na tom jsme? Jak se vyvíjí obchod? Jak se vyvíjí zákaznící? Kteří zákazníci a kolik nám vydělávají? Jaká je ziskovost jednotlivých produktů? Co je ve firmě ztrátové? Jak vidět kalkulační členění nákladů? Dobrá účetní vám většinou řekne, co se musí nastavit a jak se to musí účtovat, členit a zadávat. A většinou to jsou jednoduché kroky, které s určitou pečlivostí významně posunou kvalitu informací v účetnictví. Mluvte s nimi.

A výstupy? Tak to je jiná kapitola. Většina kvalitních výstupů u naprosté většiny účetních systémů stojí na excelu anebo na aplikacích, do kterých právě přes excel nebo csv či jiný formát, nasypete data z účetnictví. Mám osobní zkušenost s nejrozšířenějšími účetními systémy i s jejich autory. A všude je to podobné. Uživatelé čekají na nějaký "zázrak" aby se mohli idálně přes webové rozhraní (dostupné kdekoliv a kdykoliv) podívat na smysluplné a srozumitelné výstupy. No a autoři neustále slibují, že "něco" rozhodně připravují. A výsledek je stále v nedohlednu. Proto začínají vznikat služby napojené přímo na účetní systémy, které umí připravit velmi kvalitní reporting. K dispozici je většinou v cloudu, tedy přes webové rozhraní na jakémkoliv zařízení. Záleží na vaší potřebě, jestli si chcete s daty více hrát a pak používáte služby typu Power BI, vyžadující určitou kvalifikaci a servis. Anebo použijete nastavený a optimalizovaný reporting, kde už je vše hotovo (např. rekap). 

Kvalitní analýza výstupů pak není žádná věda. Ale nepodceňujte ji. Znám řadu zkušených analytiků, kteří opravdu dokážou rychle vyhodnotit vaše čísla. Důležité je, že vám kromě toho také řeknou co byste měli dělat a na co se zaměřit. Vyvarujte se opravdu trapných situací, kdy přijdete do banky žádat o úvěr s výstupy a výkazy na které by vám nepůjčili ani na kolo. Stejně tak se vám ale může stát, že narazíte na analytika, který vám za drahé peníze řekne to, co už vlastně víte. 

Věřte tomu, že s dobře nastaveným účetnictvím, ze kterého dostanete správné informace, budete schopni dělat kvalifikovaná a správná rozhodnutí. I v největší auditorské a poradenské firmě na světě, ve které jsem měl možnost pracovat, platilo kromě celé řady postupů, standardů a norem základní pravidlo. Buďte zdravě skeptičtí k informacím kolem vás a řiďte se zdravým selským rozumem. Co k tomu dodat?

Martin Plachý

www.rekap.online